Je herkent het aan de Excel-bestanden
Bijna elk bedrijf dat toe is aan maatwerk software heeft hetzelfde teken: er staan drie of vier Excel-bestanden op een gedeelde schijf waar het echte werk in gebeurt. Het pakket dat je gekocht hebt, doet driekwart. Dat laatste kwart doe je in Excel, in een appgroep en in je hoofd.
Dat werkt, tot het niet meer werkt. Twee mensen openen hetzelfde bestand. Iemand vult een kolom net anders in. De versie op de laptop is nieuwer dan die op de schijf. En de enige die precies weet hoe het in elkaar zit, is degene die het gemaakt heeft.
Maatwerk software lost dat op door dat laatste kwart wel goed te regelen. Niet door alles te vervangen — dat is bijna nooit nodig — maar door het stuk te bouwen dat er nu niet is, en dat aan de rest te knopen.
Standaardpakket of maatwerk?
Standaard is bijna altijd goedkoper, en dat zeg ik als iemand die maatwerk verkoopt. Kies daarom eerst standaard, tenzij een van deze dingen speelt:
- Je werkwijze is je voordeel. Doe je iets anders dan de rest van je branche en is dat precies waarom klanten bij jou zijn, dan dwingt een standaardpakket je in de vorm van je concurrent.
- Je betaalt voor negentig procent die je niet gebruikt. Grote pakketten rekenen per gebruiker per maand voor een berg functies waar jij er drie van aanraakt. Bij tien gebruikers loopt dat op tot bedragen waar je iets eigens voor bouwt.
- Er bestaat niets voor jouw vak. Sommige branches zijn te klein voor een softwareleverancier. Dan is er niets te kopen.
- Je combineert twee dingen die nergens samen zitten. Bijvoorbeeld planning én loonkosten én facturatie in één scherm. Elk apart bestaat, samen niet.
Herken je er geen van, dan raad ik je een standaardpakket aan en zoek ik desnoods mee welk pakket dat is. Dat kost mij een opdracht en jou een hoop geld.
Een voorbeeld dat er echt staat
Voor GainOwner bouwde ik een systeem voor personeelsplanning waarin de loonkosten van vandaag live meelopen. Planning, urenregistratie, teambeheer en rapportages in één omgeving. Het punt zat hem niet in de techniek maar in dat ene scherm: bij het inroosteren zie je meteen wat een dienst kost, in plaats van het een maand later in de boekhouding tegen te komen.
Dat is typisch maatwerk: geen enkel standaardpakket zette die twee dingen naast elkaar, en juist die combinatie was het hele idee.
Wat ik bouw
- Bedrijfssoftware voor je eigen team — planning, urenregistratie, dossiers, voorraad, offertes, dashboards. Wat jouw werk vraagt.
- Klantportalen — een omgeving waar jouw klanten zelf hun status, documenten of afspraken bekijken. Scheelt een berg mailtjes.
- Koppelingen met wat je al hebt — nieuwe software die niet met je boekhouding praat, levert extra invoerwerk op in plaats van minder. Ik koppel met onder meer Exact Online, Twinfield, SnelStart, AFAS, HubSpot en Pipedrive.
- Automatiseringen — de terugkerende handelingen die niemand leuk vindt en iedereen toch doet.
Hoe ik het aanpak, en waarom zo
- 1. Ik kijk eerst mee. Liever een uur naast je zitten terwijl je werkt dan tien pagina's specificaties lezen. In dat uur zie ik waar het schuurt.
- 2. Vaste prijs op papier. Met daarin welke schermen en functies je krijgt. Wat er niet in staat, zit er niet in. Duidelijker voor ons allebei dan een uurtarief.
- 3. Klein beginnen, echt gebruiken, dan uitbreiden. Grote softwareprojecten mislukken bijna altijd op hetzelfde punt: er is een jaar gebouwd aan iets dat niemand tussentijds gebruikt heeft. Ik lever eerst het kleinste stuk dat je grootste probleem oplost. Pas als dat in de praktijk werkt, bouwen we verder.
- 4. De code is van jou. Je zit niet aan mij vast. Dat leg ik vooraf vast, dan hoeft niemand daar achteraf over te praten.
Software op maat begint bij €3.500, als vaste prijs vooraf. Geen uurtarief, geen nacalculatie.